Datenschutz­erklärung

Verantwortlicher

Übersicht der Verarbeitungen

Arten der verarbeiteten Daten

• Bestandsdaten (z. B. der vollständige Name, Wohnadresse, Kontaktinformationen, Kundennummer)
• Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindungen, Rechnungen, Zahlungshistorie)
• Kontaktdaten (z. B. Post- und E-Mail-Adressen oder Telefonnummern)
• Inhaltsdaten (z. B. textliche oder bildliche Nachrichten und Beiträge)
• Vertragsdaten (z. B. Vertragsgegenstand, Laufzeit, Kundenkategorie)
• Nutzungsdaten (z. B. Seitenaufrufe und Verweildauer, Klickpfade)
• Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten (z. B. IP-Adressen, Zeitangaben)
• Protokolldaten

Kategorien betroffener Personen

• Leistungsempfänger und Auftraggeber
• Interessenten
• Kommunikationspartner
• Nutzer
• Geschäfts- und Vertragspartner
• Teilnehmer

Zwecke der Verarbeitung

• Erbringung vertraglicher Leistungen und Erfüllung vertraglicher Pflichten
• Kommunikation und Sicherheitsmaßnahmen
• Direktmarketing, Feedback, Umfragen und Fragebögen
• Marketing und Absatzförderung
• Bereitstellung unseres Onlineangebotes und Nutzerfreundlichkeit
• Informationstechnische Infrastruktur
• Büro- und Organisationsverfahren
• Öffentlichkeitsarbeit
• Geschäftsprozesse und betriebswirtschaftliche Verfahren

Maßgebliche Rechtsgrundlagen

Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht der Rechtsgrundlagen der DSGVO, auf deren Basis wir personenbezogene Daten verarbeiten:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) – Die betroffene Person hat ihre Einwilligung in die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen spezifischen Zweck oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben.
• Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO) – Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO) – Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) – Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten notwendig.

Zusätzlich zu den Datenschutzregelungen der DSGVO gelten nationale Regelungen zum Datenschutz in Deutschland, insbesondere das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Diese Datenschutzhinweise dienen sowohl der Informationserteilung nach dem Schweizer DSG als auch nach der DSGVO.

Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

Zu den Maßnahmen gehören insbesondere die Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch Kontrolle des physischen und elektronischen Zugangs.

Kürzung der IP-Adresse (IP-Masking): Sofern IP-Adressen verarbeitet werden und die Verarbeitung einer vollständigen IP-Adresse nicht erforderlich ist, wird die IP-Adresse gekürzt. Hierbei werden die letzten beiden Ziffern bzw. der letzte Teil der IP-Adresse entfernt, um die Identifizierung einer Person zu erschweren.

TLS-/SSL-Verschlüsselung (HTTPS): Um die Daten der Nutzer zu schützen, setzen wir auf TLS-/SSL-Verschlüsselungstechnologie. Wenn eine Website durch ein SSL-/TLS-Zertifikat gesichert ist, wird dies durch die Anzeige von HTTPS in der URL signalisiert.

Übermittlung von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Verarbeitung von personenbezogenen Daten kommt es vor, dass diese an andere Stellen, Unternehmen, rechtlich selbstständige Organisationseinheiten oder Personen übermittelt bzw. ihnen gegenüber offengelegt werden. Zu den Empfängern dieser Daten können z. B. mit IT-Aufgaben beauftragte Dienstleister oder Anbieter von Diensten und Inhalten, die in eine Website eingebunden sind, gehören. In solchen Fällen beachten wir die gesetzlichen Vorgaben und schließen insbesondere entsprechende Verträge zum Schutz Ihrer Daten ab.

Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung

Wir löschen personenbezogene Daten, die wir verarbeiten, gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, sobald die zugrundeliegenden Einwilligungen widerrufen werden oder keine weiteren rechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung bestehen. Ausnahmen von dieser Regelung bestehen, wenn gesetzliche Pflichten eine längere Aufbewahrung erfordern.

Allgemeine Aufbewahrungsfristen nach deutschem Recht:

• 10 Jahre – Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 i.V.m. Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG, § 257 Abs. 1 Nr. 1 i.V.m. Abs. 4 HGB)
• 8 Jahre – Buchungsbelege, wie z. B. Rechnungen und Kostenbelege (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 und 4a i.V.m. Abs. 3 Satz 1 AO sowie § 257 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 4 HGB)
• 6 Jahre – Übrige Geschäftsunterlagen: empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Lohnabrechnungsunterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, 5 i.V.m. Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 2 u. 3 i.V.m. Abs. 4 HGB)
• 3 Jahre – Daten für potenzielle Gewährleistungs- und Schadensersatzansprüche (§§ 195, 199 BGB)

Rechte der betroffenen Personen

Ihnen stehen als Betroffene nach der DSGVO verschiedene Rechte zu, die sich insbesondere aus Art. 15 bis 21 DSGVO ergeben:

• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen.
• Widerrufsrecht bei Einwilligungen: Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit zu widerrufen.
• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, die Vervollständigung oder Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 17, 18 DSGVO): Sie haben das Recht, zu verlangen, dass Sie betreffende Daten unverzüglich gelöscht werden.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Sie betreffende Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Beschwerde bei Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts. In Nordrhein-Westfalen: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: datenschutz@synclix.de

Geschäftliche Leistungen

Wir verarbeiten Daten unserer Vertrags- und Geschäftspartner, z. B. Kunden und Interessenten, im Rahmen von vertraglichen und vergleichbaren Rechtsverhältnissen sowie damit verbundenen Maßnahmen und im Hinblick auf die Kommunikation mit den Vertragspartnern.

Wir verwenden diese Daten, um unsere vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen, insbesondere die Pflichten zur Erbringung der vereinbarten Leistungen, etwaige Aktualisierungspflichten und Abhilfe bei Gewährleistungs- und sonstigen Leistungsstörungen.

• Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten, Zahlungsdaten, Kontaktdaten, Vertragsdaten, Nutzungsdaten, Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten
• Betroffene Personen: Leistungsempfänger und Auftraggeber, Interessenten, Geschäfts- und Vertragspartner
• Zwecke der Verarbeitung: Erbringung vertraglicher Leistungen, Sicherheitsmaßnahmen, Kommunikation, Büro- und Organisationsverfahren
• Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Weitere Hinweise:

• Onlineshop und E-Commerce: Wir verarbeiten die Daten unserer Kunden, um ihnen die Auswahl, den Erwerb und die Zahlung der gewählten Produkte zu ermöglichen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Projekt- und Entwicklungsleistungen: Wir verarbeiten Kundendaten zur Beauftragung und Erbringung technischer Leistungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Technische Dienstleistungen: Wir verarbeiten Daten zur Erbringung vereinbarter IT-Leistungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Geschäftsprozesse und -verfahren

Personenbezogene Daten von Leistungsempfängern und Auftraggebern werden im Rahmen vertraglicher sowie vergleichbarer Rechtsverhältnisse verarbeitet. Diese Datenverarbeitung unterstützt betriebswirtschaftliche Abläufe in Bereichen wie Kundenmanagement, Vertrieb, Zahlungsverkehr, Buchhaltung und Projektmanagement.

• Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten, Zahlungsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Vertragsdaten, Nutzungsdaten, Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten
• Zwecke: Erbringung vertraglicher Leistungen, Büro- und Organisationsverfahren, Geschäftsprozesse
• Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO

Wirtschaftliche Analysen und Marktforschung: Zur Erfüllung betriebswirtschaftlicher Zwecke werden vorliegende Daten zu Geschäftsvorgängen, Verträgen und Anfragen analysiert. Die Analysen dienen ausschließlich dem Verantwortlichen und werden nicht extern offenbart, außer es handelt sich um anonyme Analysen mit zusammengefassten, anonymisierten Werten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Einsatz von Online-Plattformen zu Angebots- und Vertriebszwecken

Wir bieten unsere Leistungen auf Online-Plattformen, die von anderen Dienstanbietern betrieben werden, an. In diesem Zusammenhang gelten zusätzlich zu unseren Datenschutzhinweisen die Datenschutzhinweise der jeweiligen Plattformen.

• Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten, Zahlungsdaten, Kontaktdaten, Vertragsdaten, Nutzungsdaten, Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten
• Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO

eBay: Online-Marktplatz für E-Commerce. Dienstanbieter: eBay Marketplaces GmbH, Helvetiastrasse 15/17, 3005 Bern, Schweiz. Datenschutzerklärung eBay. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zahlungsverfahren

Im Rahmen von Vertrags- und sonstigen Rechtsbeziehungen bieten wir den betroffenen Personen effiziente und sichere Zahlungsmöglichkeiten an und setzen hierzu neben Banken und Kreditinstituten weitere Dienstleister ein.

Zu den durch die Zahlungsdienstleister verarbeiteten Daten gehören Bestandsdaten, Bankdaten, Passwörter, TANs sowie die Vertrags-, Summen- und empfängerbezogenen Angaben. Wir erhalten dabei keine konto- oder kreditkartenbezogenen Informationen, sondern lediglich Bestätigungen oder Negativauskünfte der Zahlung.

• Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO

Bereitstellung des Onlineangebots und Webhosting

Wir verarbeiten die Daten der Nutzer, um ihnen unsere Online-Dienste zur Verfügung stellen zu können. Der Zugriff auf unser Onlineangebot wird in Form von „Server-Logfiles" protokolliert. Zu den Serverlogfiles können die Adresse und der Name der abgerufenen Webseiten, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmengen, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer URL sowie IP-Adressen gehören.

Logfile-Informationen werden für die Dauer von maximal 30 Tagen gespeichert und danach gelöscht oder anonymisiert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

E-Mail-Versand und -Hosting: Die von uns in Anspruch genommenen Webhosting-Leistungen umfassen ebenfalls den Versand, den Empfang sowie die Speicherung von E-Mails. E-Mails werden im Internet grundsätzlich nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt übertragen. Wir können daher für den Übertragungsweg keine Verantwortung übernehmen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

WordPress.com: Hosting und Software für die Erstellung von Websites. Dienstanbieter: Aut O'Mattic A8C Irland Ltd., Grand Canal Dock, 25 Herbert Pl, Dublin, D02 AY86, Irland. Datenschutzerklärung WordPress. Grundlage Drittlandtransfers: Data Privacy Framework (DPF). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Content-Delivery-Network: Wir setzen ein CDN ein, um Inhalte unseres Onlineangebotes schneller und sicherer auszuliefern. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Einsatz von Cookies

Unter dem Begriff „Cookies" werden Funktionen verstanden, die Informationen auf Endgeräten der Nutzer speichern und aus ihnen auslesen. Wir verwenden Cookies gemäß den gesetzlichen Vorschriften. Dazu holen wir, wenn erforderlich, vorab die Zustimmung der Nutzer ein. Ist eine Zustimmung nicht notwendig, setzen wir auf unsere berechtigten Interessen.

Speicherdauer:

• Temporäre Cookies (Session-Cookies): Werden spätestens gelöscht, nachdem ein Nutzer ein Onlineangebot verlassen und sein Endgerät geschlossen hat.
• Permanente Cookies: Bleiben auch nach dem Schließen des Endgeräts gespeichert. Die Speicherdauer kann bis zu zwei Jahre betragen.

Widerruf und Widerspruch (Opt-out): Nutzer können die von ihnen abgegebenen Einwilligungen jederzeit widerrufen und zudem einen Widerspruch gegen die Verarbeitung entsprechend den gesetzlichen Vorgaben, auch mittels der Privatsphäre-Einstellungen ihres Browsers, erklären.

• Verarbeitete Datenarten: Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten (z. B. IP-Adressen, Zeitangaben)
• Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Verarbeitung von Cookie-Daten auf Grundlage einer Einwilligung: Wir setzen eine Einwilligungs-Management-Lösung ein, bei der die Einwilligung der Nutzer zur Verwendung von Cookies eingeholt wird. Die Dauer der Speicherung der Einwilligung beträgt bis zu zwei Jahre. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Kontakt- und Anfrageverwaltung

Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z. B. per Post, Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder via soziale Medien) sowie im Rahmen bestehender Nutzer- und Geschäftsbeziehungen werden die Angaben der anfragenden Personen verarbeitet, soweit dies zur Beantwortung der Kontaktanfragen und etwaiger angefragter Maßnahmen erforderlich ist.

• Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten
• Betroffene Personen: Kommunikationspartner
• Zwecke: Kommunikation, Organisations- und Verwaltungsverfahren, Feedback
• Rechtsgrundlage: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Kommunikation via Messenger

Wir setzen zu Zwecken der Kommunikation Messenger ein. Im Fall einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Inhalten weisen wir darauf hin, dass die Kommunikationsinhalte von Ende zu Ende verschlüsselt werden und nicht einsehbar sind, nicht einmal durch die Messenger-Anbieter selbst.

Wir weisen darauf hin, dass die Anbieter der Messenger zwar nicht den Inhalt einsehen, aber in Erfahrung bringen können, wann und mit wem kommuniziert wird sowie technische Informationen zum verwendeten Gerät verarbeitet werden.

• Verarbeitete Datenarten: Kontaktdaten, Inhaltsdaten
• Betroffene Personen: Kommunikationspartner
• Rechtsgrundlagen: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Newsletter und elektronische Benachrichtigungen

Wir versenden Newsletter, E-Mails und weitere elektronische Benachrichtigungen (nachfolgend „Newsletter") ausschließlich mit der Einwilligung der Empfänger oder aufgrund einer gesetzlichen Grundlage.

Löschung und Einschränkung der Verarbeitung: Wir können die ausgetragenen E-Mail-Adressen bis zu drei Jahren auf Grundlage unserer berechtigten Interessen speichern, bevor wir sie löschen, um eine ehemals gegebene Einwilligung nachweisen zu können.

Inhalte: Informationen zu uns, unseren Leistungen, Aktionen und Angeboten.

• Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten, Kontaktdaten, Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten
• Zwecke: Direktmarketing
• Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• Widerspruchsmöglichkeit (Opt-Out): Sie können den Empfang unseres Newsletters jederzeit kündigen. Einen Link zur Kündigung finden Sie am Ende eines jeden Newsletters.

Werbliche Kommunikation via E-Mail, Post, Fax oder Telefon

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu Zwecken der werblichen Kommunikation, die über diverse Kanäle, wie z. B. E-Mail, Telefon, Post oder Fax, entsprechend den gesetzlichen Vorgaben erfolgen kann.

Die Empfänger haben das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit zu widerrufen oder der werblichen Kommunikation jederzeit zu widersprechen. Nach Widerruf oder Widerspruch speichern wir die zum Nachweis der bisherigen Berechtigung erforderlichen Daten bis zu drei Jahre.

• Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten
• Zwecke: Direktmarketing, Marketing, Absatzförderung
• Rechtsgrundlagen: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Umfragen und Befragungen

Wir führen Umfragen und Befragungen durch, um Informationen für den jeweils kommunizierten Umfrage- bzw. Befragungszweck zu sammeln. Die von uns durchgeführten Befragungen werden anonym ausgewertet. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur insoweit, als dies zur Bereitstellung und technischen Durchführung der Umfragen erforderlich ist.

• Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Nutzungsdaten
• Betroffene Personen: Teilnehmer
• Zwecke: Feedback, Umfragen und Fragebögen
• Rechtsgrundlage: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Präsenzen in sozialen Netzwerken (Social Media)

Wir unterhalten Onlinepräsenzen innerhalb sozialer Netzwerke und verarbeiten in diesem Rahmen Nutzerdaten, um mit den dort aktiven Nutzern zu kommunizieren oder Informationen über uns anzubieten.

Wir weisen darauf hin, dass dabei Nutzerdaten außerhalb des Raumes der Europäischen Union verarbeitet werden können. Hierdurch können sich für die Nutzer Risiken ergeben. Ferner werden die Daten der Nutzer innerhalb sozialer Netzwerke im Regelfall für Marktforschungs- und Werbezwecke verarbeitet.

• Verarbeitete Datenarten: Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Nutzungsdaten
• Rechtsgrundlage: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Änderung und Aktualisierung

Wir bitten Sie, sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu informieren. Wir passen die Datenschutzerklärung an, sobald die Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen. Wir informieren Sie, sobald durch die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits (z. B. Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich wird.

Sofern wir in dieser Datenschutzerklärung Adressen und Kontaktinformationen von Unternehmen und Organisationen angeben, bitten wir zu beachten, dass die Adressen sich über die Zeit ändern können und bitten die Angaben vor Kontaktaufnahme zu prüfen.

Stand: 11. Juli 2025 | Synclix – IT-Dienstleistungen und Serverhosting